La procedura c.d. “Whistleblowing” era già stata introdotta in Italia nel corso del 2017, con apposita legge. Tuttavia, solo negli ultimi anni questa disciplina è stata più compiutamente regolamentata, con il Decreto Legislativo n. 24/2023, adottato in attuazione di una Direttiva dell’Unione Europea del 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

La nuova disciplina è orientata, da un lato, a garantire la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, che comprende il diritto di ricevere e di comunicare informazioni; dall’altro, è uno strumento per contrastare e prevenire la corruzione e la cattiva amministrazione nel settore pubblico e privato.

E così, la normativa prevede oneri in capo alle organizzazioni pubbliche e private. In particolare, devono dotarsi di procedure interne per la gestione di suddette segnalazioni:
- tutti gli enti pubblici;
- le organizzazioni private dotate di un modello organizzativo previsto dal D.Lgs. n.231/2001 (ovvero quel sistema di gestione aziendale volto a prevenire la commissione di reati da parte dei dipendenti o collaboratori);
- tutte le organizzazioni private che hanno impiegato, nell\'ultimo anno, la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato.

Quindi, la procedura “Whistleblowing” è volta a regolare, nell’ambito delle attività svolte nelle aziende, il processo di invio, ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni.
Le segnalazioni possono essere eseguite da parte dei soggetti che hanno un rapporto di tipo lavorativo/professionale con l’azienda all’interno della quale vi sia un sospetto di irregolarità (quindi, non solo il personale dipendente, ma anche, ad esempio, gli amministratori o i liberi professionisti che collaborano con l’azienda).
Tali segnalazioni possono essere eseguite anche in forma anonima. Tuttavia, in questo caso, il soggetto segnalante non potrà essere sentito per l’acquisizione di maggiori informazioni nell’ambito della gestione della segnalazione.

Le violazioni che possono essere segnalate riguardano le condotte illecite previste dallo stesso Decreto Legislativo n. 24/2023. Si tratta di condotte che violano norme dell’Unione Europea o norme nazionali.
Per le aziende dotate del modello organizzativo previsto dal D.Lgs. 231/2001, sono oggetto di segnalazione anche le condotte poste in violazione delle norme contenute in tale modello.
Le segnalazioni devono essere circostanziate.

I canali di segnalazione sono tre:
A. Canale Interno, in via preferenziale;
B. Canale esterno, in via subordinata (qualora, per esempio, nell’ambito del contesto lavorativo non sia prevista una procedura per l’invio e la gestione delle segnalazioni);
C. Divulgazione pubblica, in via residuale (qualora, per esempio, vi siano fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse).

Qualora l’azienda si sia dotata di una procedura “Whistleblowing” (quindi sussista un canale interno di segnalazione), la stessa dovrà altresì nominare un c.d. “Gestore delle Segnalazioni” ovvero un soggetto, interno o esterno all’azienda, che, una volta ricevuta la segnalazione, dovrà avviare un’istruttoria al fine di reperire le necessarie informazioni, per capire se si tratta di segnalazione fondata o meno.
Qualora la segnalazione non sia fondata, il Gestore procederà all’archiviazione della pratica.
Nel caso, invece, di segnalazione fondata, il Gestore dovrà comunicare l’esito dell’istruttoria eseguita agli Organi interni all’azienda competenti.

Va precisato, infine, che il segnalante è tutelato da un triplice sistema di protezioni, ovvero:
- divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti;
- obbligo di riservatezza della sua identità e delle informazioni trasmesse;
- limitazione della sua responsabilità per la diffusione di alcune tipologie di informazioni protette.