In questi termini si spiega l’esigenza del datore di lavoro di assicurarsi che la posta elettronica aziendale venga utilizzata dai lavoratori in modo appropriato, ma per fare ciò è bene che il datore di lavoro sappia che devono essere prima di tutto garantiti i diritti del lavoratore con riguardo a privacy e divieto di controllo della prestazione.

Affinché, dunque, il datore di lavoro possa eseguire controlli per preservare la posta elettronica da minacce, garantendo al contempo i diritti dei lavoratori, si riportano in una breve to do list alcuni indefettibili adempimenti:

1. Informativa sul trattamento dei dati personali: dotare ogni lavoratore dell’informativa ex art. 13 del Regolamento Ue “GDPR”, nella quale devono essere chiare le indicazioni sul trattamento di dati personali in relazione agli account di posta elettronica aziendale;

2. Regolamento sull\'uso degli strumenti informatici aziendali: predisporre e divulgare in azienda (mediante affissione in bacheca, consegna a mani o messa a disposizione nella rete aziendale) una policy interna aziendale per la disciplina degli strumenti informatici aziendali. La policy serve a rendere note al lavoratore le modalità di corretto utilizzo degli strumenti informatici ed eventuali modalità di controllo. In quest’ottica vanno indicati: (a) regole per il corretto utilizzo della posta elettronica per fini lavorativi, prevedendo specifici divieti (ad es.: modalità di conservazione delle credenziali; divieto di utilizzo dell’account aziendale per scopi personali estranei a quelli lavorativi); (b) modalità di archiviazione (per es. indicazione del sistema di back up dei messaggi di posta elettronica); (c) controlli e relative modalità, con specificazione dei presupposti legittimi e delle finalità; (d) modalità di gestione della posta elettronica in uso al dipendente a seguito di cessazione del rapporto di lavoro; (e) conseguenze disciplinari;

3. Strutture informatiche: dotarsi di soluzioni informatiche che prediligano forme di controllo non invasive e graduali. In ogni caso, il controllo dev’essere saltuario e non sistematico, né prolungato nel tempo.